Annual Leave Plans for FY19 and FY20

As we are approaching the yearend, in order to ensure a smooth work operation, please coordinate with your managers the consumption of your remaining annual leave balances as well as your leave plans for the next fiscal year.

Process General Guidelines:

  1. Employees must take 15 annual leave days, as stated by labor Law, of which six days should be consecutive.  No employee can relinquish his/her right to this leave
  2. Employees are to consume their leave balance at any time during the fiscal year starting July 1 till June 30.  The law entitles the manager to decide on the annual leaves’ timing of his/her subordinates according to work convenience; however, accommodating individual preferences is available whenever possible
  3. Employees should plan their annual leave balance, distributed evenly throughout the year, in coordination with their managers as per the business needs
  4. The assigned staff in each office, responsible for updating leaves on SAP, are to maintain up to date records for the consumed leaves. This is essential for the efficient management of the leaves

Carryover Procedures

1. If unusual work conditions prevent an employee from taking his/her annual leave entitlement in full before the end of the fiscal year, a special action to carry over the balance to the next fiscal year is possible

2. The possible number of carryover days depends on staff leave entitlement:
a. For entitlement from 25 to 30 days, Carryover will be for 10 days only
b. For entitlement of 22 days, Carryover will be for 7 days only
c. For entitlement of 21 days, Carryover will be for 6 days only

3. HR will accept carryover requests only after securing the necessary approvals of the concerned Director/Dept. Chair and Dean/Associate Provost/Area Head. Updating SAP with the consumed leave days must be prior to processing carryover requests
4. The deadline for sending the carryover requests to the Office of Human Resources, as approved by the concerned Director/Dept. Chair and (Dean/AVP/Area Head) is May 30, 2019. Staff must consume the carried over days before December 31 of the following fiscal year

Annual Leave Regulations
Leave Request Form

If you have any questions, contact Ms. Kamelia El Kabbany, ext. 2422 (New Cairo Campus) and Ms. Maha Ali, ext. 6763 (Tahrir Campus).
 

مع قرب انتهاء السنة المالية ولضمان حسن سير العمل برجاء تنسيق خطة استهلاك الإجازات السنوية المتبقية بالإضافة الي خطه الإجازات السنوية للسنة المالية المقبلة مع المديرين.

1- يتطلب قانون العمل من العاملين الحصول على إجازة سنوية لا تقل مدتها عن خمسة عشر يوم خلال العام منها ستة أيام متصلة، ولا يجوز حرمان العاملين من هذا الحق.

2- يجوز للعاملين الحصول علي الإجازة السنوية خلال السنه المالية من 1 يوليو وحتى 30 يونيو، وبرغم منح قانون العمل المديرين الحق في تحديد موعد الإجازات السنوية لمرؤوسيهم وفقاً لمتطلبات العمل، إلا أنه يؤخذ في الاعتبار رغبات العاملين قدر الإمكان.

3- على العاملين مراعاة توزيع إجازاتهم السنوية على مدار العام بعد التنسيق مع المديرين المعنيين حسب متطلبات العمل.

4- يجب على المساعدين الإداريين بجميع الأقسام والمسئولين عن إدخال الإجازات على نظام SAP مراعاة تحديث أرصدة الإجازات التي تم الحصول عليها وهذا ضروري لدقة البيانات وصحتها.

الإجراءات المتعلقة بترحيل الإجازات:
1- إذا حالت ظروف وحاجة العمل دون حصول أي من العاملين علي إجازتهم السنوية قبل نهاية السنة المالية الحالية، يمكن النظر في اتخاذ إجراء استثنائي بترحيل جزء من الإجازة حتى نهاية شهر ديسمبر من السنة المالية التالية.

2- يكون ترحيل أيام من الإجازة السنوية حسب عدد الأيام المستحقة للعاملين:

  • إذا كان الرصيد السنوي ٣٠ أو ٢٥ يوماً، يمكن ترحيل ١٠ أيام كحد أقصى
  • إذا كان الرصيد السنوي ٢٢ يوماً، يكون الترحيل ٧ أيام كحد أقصى
  • إذا كان الرصيد السنوي ٢١ يوماً، يكون الترحيل ٦ أيام كحد أقصى

3- يتم قبول طلبات ترحيل الإجازة فقط في حالة موافقة المدير/رئيس القسم والعميد/رئيس القطاع/نائب الرئيس المشارك. تعتمد إدارة الموارد البشرية طلبات ترحيل الإجازات فقط بعد تحديث أرصدة الإجازات التي تم الحصول عليها.

 4- يُرجى العلم بأن آخر ميعاد لإرسال طلبات ترحيل الإجازات (بعد الحصول علي الموافقات المطلوبة) لمكتب الموارد البشرية هو 30 مايو 2019، على أن يتم الحصول على هذه الإجازات قبل 31 ديسمبر من السنة المالية التالية.

إجراءات الإجازات السنوية

نموذج طلب الإجازة

في حالة وجود أي استفسارات، يُرجى الاتصال بالأستاذة/ كاميليا القباني - رقم داخلي: ٢٤٢٢ بحرم الجامعة بالقاهرة الجديدة، أو الأستاذة/ مها علي- رقم داخلي: ٦٧٦٣ بحرم الجامعة بميدان التحرير.

نشكركم على حسن تعاونكم الدائم.